Damit Ihre Besprechung gelingt – analog und virtuell

„Sag‘ mir wie Deine Besprechung beginnt – und ich sage Dir, wie sie endet.“

Von Christian Bachmann:
Sie haben in der vergangenen Zeit sicher auch einige Meetings online abgehalten und haben wohl auch einige Tipps zu den do’s und don’t do‘s im virtuellen Gespräch mitbekommen. Für mich gelten die Grundsätze von erfolgreichen Besprechungen im Sitzungszimmer auch im digitalen Raum:

  1. Ziel: Welches Ziel möchte ich erreichen, was ist ein gutes Resultat der Besprechung?
  2. Kompetenzen: Welche Kompetenzen werden benötigt, um diese Ziele zu erreichen: Fach-, Entscheidungs-, Problemlösungs oder soziale Kompetenzen? Dann erst weiss ich, welche Personen ich für die Besprechung einladen muss.
  3. Prozess: Wie erreiche ich mit diesen Personen das Ziel? Agenda, Struktur und Zeitplan müssen nun entwickelt werden.
  4. Einstieg: Je nachdem, ob sich die Beteiligten schon kennen und was sie zum Thema wissen, muss mehr Zeit eingeplant werden zu Beginn der Besprechung. Um arbeitsfähig zu werden, sowohl auf der inhaltlichen- wie auf der Beziehungsebene.
  5. Methoden: Durch welche Moderations-Methoden können die Komplexität des Themas reduziert – und der Fortschritt der Besprechung optimal mitvisualisiert werden?
  6. Regeln: Offenheit, Kreativität und Ehrlichkeit aller Beteiligten bilden für mich die Grundlagen, dass Besprechungen gelingen: Wer sich nicht psychologisch sicher fühlt, wird weniger den Mut haben, das Problem beim Namen zu nennen oder für einen kreativen Lösungsansatz mal „querzudenken“. Regeln schaffen Sicherheit: Ich- statt Du-Botschaft, Wirkung statt Wertung, nicht im Namen von Drittpersonen zu sprechen usw.
  7. Rollen: Regeln sind nur wirkungsvoll, wenn jemand deren Einhaltung sicherstellt. Welches ist die Rolle des Gesprächsverantwortlichen: Sitzungsleitung oder Moderation? Wie leitet diese Person den Prozess und wie interveniert sie bei einer Regel- oder Grenzverletzung?

Ihre Vorarbeit in Bezug auf diese sieben Punkte wird in den ersten Minuten Ihrer Besprechung sichtbar: Sie werden abgeklärt und umsichtig Ihr Meeting beginnen und damit für alle Teilnehmenden Orientierung, Klarheit und Sicherheit schaffen.

Diese Punkte gelten für mich auch im digitalen Raum. Allerdings müssen sie noch an die spezifischen Gegebenheiten angepasst werden: In Videokonferenzen sind unsere Sinneswahrnehmungen überfordert. Im Sitzungszimmer können wir die verbale, para-verbale und non-verbale Kommunikation unbewusst integrieren (Kanal-Integration). In der Videokonferenz sind die para-verbale und non-verbale Kommunikation eingeschränkt und werden voneinander abgegrenzt wahrgenommen (Kanal-Parallelität). Als Beispiel kann ich im Sitzungszimmer das Schweigen einer Person meist gut deuten; im Online-Meeting weiss ich nicht, ob sie nachdenkt, übermüdet ist oder einfach nur das Mikrofon nicht eingeschalten hat?

Basierend auf: Kunert, S., Grenzen der Online-Kommunikation, Coaching Magazin, 2020. Referenz-Link

Die Einschränkungen an para-verbaler und nonverbaler Kommunikation können vor allem über die verbale Kommunikation kompensiert werden:

  • Start der Besprechung durch ein Check-in oder eine Befindlichkeitsrunde
  • Im Verlauf des Meetings regelmässig zusammenfassen und Feedbacks einholen
  • Aktives Zuhören und (systemische) Fragetechniken aktiv praktizieren
  • Auf die Meta-Ebene gehen: Also darüber sprechen, wie wir miteinander sprechen.

Natürlich bietet auch die Technologie Lösungen, die helfen, gut miteinander abgestimmt zu bleiben. Zum Beispiel mithilfe der Retrospektiven aus dem agilen Umfeld:

  • Liked/Learnt/Lacked

oder

  • Start/Stop/Continue

können schnell Informationen von den Teilnehmenden gesammelt werden, zum Abschluss des Meetings oder als Zwischenstopp. Hier ein einfaches Tool.

Abschliessend sei hier noch hingewiesen auf einen guten Artikel mit Tipps zur Vermeidung von Online-Müdigkeit:

Seminar zum Blog:

Meetings erfolgreich leiten